Door het coronavirus vragen werkgevers hun werknemers om thuis te werken. De werkgever kan hiervoor belastingvrij een bedrag uitkeren. Maar ook materiaal ter beschikking stellen. In een aantal cao’s zijn hier afspraken over vastgelegd.

Vergoedingen voor de thuiswerkplek beperken zich niet tot een computer, het bureau en de stoel. Ook voor communicatiemiddelen zoals de eigen mobiele telefoon, het internetabonnement of het gebruik van de pc kan de werkgever een vergoeding aanbieden.

Vergoeden van communicatiemiddelen

Gebruikt de werknemer een communicatiemiddel zakelijk voor 10 procent of meer? Dan mag de werkgever de kosten hiervoor vergoeden. Hieronder vallen de mobiele telefoon, het abonnement, het internetabonnement en eventuele kosten voor software op de computer of telefoon. Het gebruik van een computer mag alleen worden vergoed als de werknemer zijn computer voor 90 procent of meer zakelijk gebruikt. Gebruikt de werknemer tijdens de coronacrisis de eigen computer op zijn thuiswerkplek, dan mag de werkgever dit apparaat vergoeden.

Inrichting van de thuiswerkplek

In het Arbeidsomstandighedenbesluit is opgenomen dat de werkplek in de eigen woning, ook moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen.

Voorheen mocht de werkgever € 1.815,00 geven aan de werknemer om zijn/haar thuiswerkplek in te richten. Van dat geld kon de werknemer naar eigen inzicht bijvoorbeeld een stoel, bureau, kast en eventuele andere inrichting aanschaffen.

Inmiddels is deze regeling achterhaald en gelden alleen nog de regels van de werkkostenregeling (WKR). Voordat een werkgever overgaat tot het inrichten van de werkplek, doet deze er goed aan om een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer één dag per week thuis zal werken.

Materiaal ter beschikking stellen

Zoals aangegeven is de werkgever niet verplicht de werknemer geld te geven voor de inrichting van diens thuiswerkplek. De werkgever kan het materiaal ook kosteloos aan zijn medewerker ter beschikking stellen. De werknemer moet dan al het materiaal (laptop, bureau, kasten) dat zijn baas hem ter beschikking heeft gesteld weer inleveren als hij uit dienst gaat.

Niet teruggeven

Geeft de werknemer de voorziening niet terug, dan is de voorziening loon en moet de werkgever de (restwaarde van de) voorziening tot het loon rekenen. De werkgever mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen.

Heeft de werknemer privévoordeel van de voorziening, dan hoeft de werkgever dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Hij mag wel een eigen bijdrage vragen van de werknemer als die kiest voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt hij dan af van het nettoloon.

Gerichte vrijstelling

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur zijn onder de WKR een gerichte vrijstelling. Maar alleen als het materiaal voldoet aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
  • de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
  • de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij die niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking

Verantwoordelijkheid van de werkgever

De werkgever moet zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer en voor een inrichting van de werkplek die aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. Dit geldt ook voor een thuiswerkplek. De mate waarin de werkgever invulling kan geven aan zijn zorgplicht, is afhankelijk van wat redelijkerwijs gevergd kan worden. Het kan zo zijn dat het door omstandigheden niet redelijk is om dit van de werkgever te verwachten.

Eigen verantwoordelijkheid bij thuiswerken

Wanneer er thuis wordt gewerkt werkt kan een werkgever niet weten of de werknemer al dan niet  problemen ervaart: Daarom is het belangrijk om dit proactief aan te geven en te bespreken zodat samen met de werkgever een oplossing kan worden gezocht. Daarnaast is het belangrijk om als werknemer zelf goed te letten op de fysieke en mentale gezondheid. 

Geen thuiswerkplek beschikbaar

Wanneer de werknemer geen ruimte heeft voor een thuiswerkplek en hij toch niet naar kantoor kan of mag komen, dan kan de werkgever ook een flexkantoorruimte ter beschikking stellen. Deze ruimtes voldoen aan alle Arbo-eisen en de werkgever betaalt een bedrag per dag, week of maand voor het gebruik.

Bron: Arboportaal

Geef een reactie